Política de tratamiento de datos
I. OBJETIVO.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objetivo principal dar cumplimiento a la legislación colombiana vigente en materia de protección de datos personales, específicamente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De esta forma, On Coffee busca garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 1 y 20 2 de la Constitución Política de Colombia. Es intención de On Coffee dar a conocer a sus grupos de interés los mecanismos y procedimientos implementados para proteger los derechos a la privacidad, intimidad y buen nombre, y el hábeas data, describiendo las finalidades y tipos de tratamiento a los cuales se someterán los datos personales.
II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales es CAMILO JARAMILLO ISAZA identificado con cédula de ciudadanía número 1.053.788.005 persona natural, con domicilio en la ciudad de Manizales, Caldas y correo electrónico camiloisa@gmail.com, en calidad de responsable del lema comercial On Coffee.
III. MARCO NORMATIVO APLICABLE
La presente Política se rige por las siguientes disposiciones normativas, y aquellas que las modifiquen, adicionen o complementen: - Constitución Política de Colombia, Artículos 15 y 20. - Ley 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales". - Decreto 1377 de 2013, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012". - Decreto 1074 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo" (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2). IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN Esta Política es de aplicación obligatoria para todas las bases de datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de On Coffee, ya sea de forma manual o automatizada. Su alcance cubre la información personal de:
V. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y la presente Política,On Coffee aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios rectores del tratamiento de datos personales:
VI. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
On Coffee, en desarrollo de su actividad comercial y para cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, recolecta y trata la información de sus titulares de forma clara, previa y expresa, con las siguientes finalidades:
VI.I. Tratamiento de datos de clientes y usuarios de la tienda web.
Los datos personales de clientes y usuarios de la tienda web son tratados para:
- Gestionar, procesar y dar seguimiento a los pedidos realizados a través de la tienda web.
- Realizar el procesamiento de pagos y las transacciones asociadas a la compra de productos.
- Ejecutar el envío, la entrega y la logística de los productos adquiridos.
- Prestar el servicio de atención al cliente, incluyendo la resolución de consultas, quejas y reclamos.
- Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias, promociones e información sobre nuevos productos y/o servicios de On Coffee, siempre que se cuente con el consentimiento explícito y previo del titular para tal fin. Estas comunicaciones podrán realizarse a través de correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o cualquier otro medio análogo o digital.
- Analizar el comportamiento de compra y preferencias de los usuarios para mejorar la experiencia en la tienda web, personalizar ofertas y optimizar los servicios ofrecidos.
- Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias impuestas por la legislación colombiana.
VI.II Tratamiento de datos de proveedores
Los datos personales de los proveedores son tratados para:
- Ejecutar la relación contractual existente, incluyendo la gestión de órdenes de compra y el cumplimiento de los acuerdos comerciales.
- Realizar el procesamiento de pagos de bienes y servicios contratados.
- Mantener contacto para la coordinación y seguimiento de los productos y/o servicios suministrados.
- Cumplir con las obligaciones legales, contables, fiscales y regulatorias derivadas de la relación con los proveedores.
VI.III Tratamiento de datos de empleados y/o candidatos
Los datos personales de los empleados y candidatos son tratados para:
- Gestionar los procesos de selección, evaluación y vinculación de personal.
- Administrar la relación laboral, incluyendo la gestión de nómina, prestaciones sociales y seguridad y salud en el trabajo.
- Cumplir con las obligaciones legales y regulatorias en materia laboral y de seguridad social.
- Realizar evaluaciones de desempeño y desarrollo de personal.
VII. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
ON COFFEE se compromete a la transparencia en el uso de tecnologías que permitan la recolección de información en línea, como las cookies y otras tecnologías similares. El presente capítulo describe de forma clara y sencilla qué son las cookies, cómo y con qué
finalidad las utilizamos en nuestro sitio web, y los derechos que asisten a los titulares respecto del tratamiento de datos realizado mediante estas tecnologías.
A. ¿Qué son las Cookies?
Una "cookie" es un pequeño archivo de texto que se descarga en el dispositivo del usuario al visitar determinadas páginas web. Las cookies permiten almacenar y recuperar información sobre la visita y los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo.
Aunque no todas las cookies recogen datos personales, cuando la información recopilada puede asociarse a una persona natural, su uso se rige por la Ley 1581 de 2012. Conforme a la Guía de la Agencia Española de Protección de Datos citada por la Superintendencia de
Industria y Comercio, las cookies pueden utilizarse para reconocer al usuario y, en ciertos supuestos, los hábitos de navegación podrían conformar una base de datos sometida a las normas de protección de datos.
B. ¿Qué son las Cookies?
- Cookies Esenciales o Necesarias: Son indispensables para el funcionamiento básico del sitio web, como mantener la sesión iniciada o gestionar el carrito de compras. Por su naturaleza no requieren consentimiento expreso del usuario, ya que resultan estrictamente necesarias para la prestación del servicio y la seguridad del sitio, conforme a la Resolución 2893 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
- Cookies de Rendimiento o Análisis: Recopilan información anónima sobre cómo los usuarios interactúan con el sitio (páginas más visitadas, tiempo de permanencia) con el fin de mejorar el funcionamiento y la experiencia de navegación.
- Cookies de Funcionalidad: Permiten recordar elecciones del usuario (por ejemplo, nombre de usuario o idioma) para ofrecer una experiencia más personalizada.
- Cookies de Publicidad o Marketing: Se utilizan para mostrar anuncios relevantes según los intereses del usuario. Para estas cookies siempre se requerirá el consentimiento previo, expreso e informado del titular, de conformidad con la Resolución 2893 de 2020.
C. Finalidad del Tratamiento de Datos a través de Cookies
Las cookies se utilizan en nuestro sitio web para las siguientes finalidades, todas ellas legítimas y alineadas con el principio de finalidad de la Ley 1581 de 2012:
- Garantizar el correcto funcionamiento técnico del sitio web.
- Mejorar la experiencia de navegación del usuario.
- Realizar análisis estadísticos sobre el uso del sitio para optimizar nuestros servicios.
- Gestionar y, con el consentimiento previo del usuario, mostrar publicidad personalizada.
F. Derechos de los Titulares sobre el Tratamiento mediante Cookies
ON COFFEE implementará un banner o panel de configuración de cookies en su sitio web que permitirá al usuario:
- Aceptar todas las cookies.
- Rechazar todas las cookies no esenciales.
- Configurar sus preferencias de forma granular, activando o desactivando categorías de cookies.
Por defecto, sólo las cookies esenciales estarán activadas. El mecanismo estará diseñado para obtener el consentimiento previo, expreso e informado cuando sea requerido y para permitir la revocación del consentimiento en cualquier momento con la misma facilidad con
que fue otorgado, conforme a la Resolución 2893 de 2020.
VIII. AUTORIZACIÓN
El tratamiento de los datos personales por parte de On Coffee se realizará siempre con la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización se obtendrá por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, como mecanismos que faciliten el consentimiento inequívoco.
A. Mecanismos para otorgar la autorización
La autorización se manifestará a través de procedimientos idóneos que permitan al titular expresar su consentimiento de forma clara y sin vicios. Estos mecanismos podrán incluir, pero no limitarse a:
- Casillas de verificación en formularios web de registro, compra o suscripción a boletines informativos.
- Documentos físicos o electrónicos donde el titular firme o acepte las condiciones de tratamiento de datos.
- Aceptación de términos y condiciones de uso de la tienda web que incluyan la política de tratamiento de datos personales.
B. Prueba de la autorización
On Coffee conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales, garantizando que dicha prueba pueda ser consultada en cualquier momento por el titular o por la autoridad competente.
IX. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a On Coffee en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a On Coffee, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por On Coffee, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante On Coffee.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los derechos anteriores se ejercen sin perjuicio de otros reconocidos por la normativa aplicable. On Coffee facilitará los canales y procedimientos para su ejercicio y garantizará su protección en los términos de la ley.
X. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
On Coffee ha establecido un procedimiento sencillo y accesible, conforme al Decreto 1074 de 2015 y a los conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio, para que los titulares puedan ejercer sus derechos de consulta, corrección, actualización, supresión y revocatoria.
A. Canal de Atención
El canal oficial habilitado por On Coffee para la recepción de consultas y reclamos es el siguiente:
Correo electrónico: camiloisa@gmail.com
El correo indicado deberá mantenerse operativo y permitir la conservación de la prueba de recepción de las solicitudes conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
B. Procedimiento para Consultas
Para presentar una consulta el titular o su causahabiente deberá enviar una comunicación al canal de atención señalando, como mínimo:
- Nombre completo del titular.
- Número de identificación.
- Descripción clara y precisa de la consulta.
- Datos de contacto (dirección física o correo electrónico y teléfono) para recibir la respuesta.
Plazo de respuesta:
On Coffee atenderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción de la solicitud. Este término podrá prorrogarse por un periodo no superior a cinco (5) días hábiles, siempre que se informe al titular las razones de la demora y la nueva fecha de respuesta, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el criterio de la Superintendencia de Industria y Comercio (Concepto-13183923).
C. Procedimiento para Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)
Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan incumplimiento de los deberes legales, podrán presentar un reclamo ante On Coffee remitiendo al canal de atención la siguiente información mínima:
- Nombre completo del titular.
- Número de identificación.
- Descripción detallada de los hechos que motivan el reclamo.
- Indicación del derecho que se desea hacer valer (corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización).
- Documentos que soporten el reclamo, cuando apliquen.
- Datos de contacto (dirección física o correo electrónico y teléfono) para recibir la respuesta.
Plazo de respuesta:
El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo de la reclamación. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, el responsable informará al titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y la interpretación administrativa de la Superintendencia.
*(Ver anexo 01).*
XI. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
En cumplimiento del principio de seguridad previsto en la Ley 1581 de 2012 (artículo 17) y de los Estándares de Protección de Datos Personales de la Red Iberoamericana de Protección de Datos, On Coffee adopta medidas técnicas, administrativas y humanas orientadas a proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre las medidas implementadas se incluyen, sin limitarse a:
- Controles de acceso lógicos y físicos a sistemas y archivos que contengan datos personales.
- Políticas de gestión de contraseñas y autenticación para el personal autorizado.
- Copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación ante incidentes.
- Protocolos de cifrado cuando proceda para el almacenamiento o transmisión de información sensible.
- Limitación de acceso a la información única y exclusivamente al personal cuya labor lo requiera, mediante autorizaciones y registros de acceso.
- Capacitación periódica al personal sobre manejo responsable y seguro de los datos personales.
- Procedimientos internos para la gestión de incidentes de seguridad y notificación conforme a la normativa aplicable.
On Coffee revisará periódicamente estas medidas y las actualizará según la evolución tecnológica y el análisis de riesgos, garantizando el mantenimiento de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.
En cumplimiento del principio de seguridad y de lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Camilo Jaramillo Isaza, actuando como comerciante bajo el nombre de On Coffee, ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros y bases de datos que contienen Datos Personales.
El objetivo primordial de estas medidas es proteger la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XII. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y autorizados por el titular, o mientras subsistan obligaciones legales, fiscales, contables o contractuales que requieran su conservación. Una vez cumplida la finalidad o extinguida la obligación legal, On Coffee procederá a la supresión o a la anonimización de los datos de forma segura, conforme al Principio de Calidad de los Estándares de Protección de Datos Personales de la Red Iberoamericana de Protección de Datos. Los períodos específicos de conservación para ciertos documentos estarán definidos por la normativa sectorial aplicable y se mantendrán registros que acrediten la eliminación segura cuando proceda.
XIII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente hasta tanto On Coffee no publique una versión actualizada. On Coffee se reserva el derecho de modificarla total o parcialmente y comunicará oportunamente a los titulares cualquier cambio sustancial a través de los canales habituales de comunicación.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de On Coffee no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:
- El sitio web:
Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de medios verbales, escritos o medios físicos o digitales expuestos en cada tienda.
Las comunicaciones se enviarán antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.
